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10/21 14:15彩さんとの 1on1
RSOL → BBいちばんの成果:RSOL の営業事務のラインを BB の流れへ
3+待ち1今週のタスク
① 今週の目標(表明)仕事の軸として、今週心に刻むこと
表明
つい自分で抱え込んで決めてしまうのをやめて、彩さんをちゃんと頼る週にする
→ インパクト:判断が彩さんを通って回るようになり、自分が詰まらなくなる。そのぶん、本当にやりたい仕組みづくりに時間を使える
10/21(水) 14:15 の 1on1 で彩さんに伝えたいこと
- 前回の「気をつけて」はちゃんと受け止めた。だから今週は、言葉より先に動きで見せたい
- 手持ちのタスクをボードで見えるようにして、溢れそうなら早めに手放す
- 彩さんの知らないところで依頼を受けない。直接来たものもまず共有する
- 気分や休みの予定も、カレンダーに正直に書く
- 迷ったときに一人で決めがちなのは自覚している。これからは「どう思いますか」と早めに相談させてほしい
- 目の前の作業をこなすだけじゃなく、仕組みを作る側に回りたい。そのために彩さんの力を借りたい
② 実績・成果(10/5〜10/19)
いちばんの成果
RSOL の営業事務のライン(解約・見積・仕入など)を、独立した運用から BB の流れに乗せた
- 成果RSOL の入口 → 見積 → 仕入・発注 → 解約が、BB と同じチャンネル・ボード・手順で回るようになった。誰が見ても状況が分かり、引き継げる
- 前回目標WSOL をやりきった(大阪キャッスルホテル様の PW 変更3回、リノホテル京都様のメール切替)。ESET・Supply・営業事務は進行中
- 仕組み化納品書・送り状を Gmail から Drive へ毎日自動保存。Supply の受注処理に再試行を追加。空通知だけの Backlog Bot を止めた
詳細(日付つきの根拠)を開く
RSOL → BB:入口
- 固定変更は「契約まき直し」(旧契約は解約、新しい設定は新規の固定契約)と定義 10/8
- フォームを復活させて代理入力し、今後のタスク進行はチャンネルで進める形を奥井さんと合意 10/13
- Supply の注文フォームのリンクを RSOL の Slack に掲示 10/9
RSOL → BB:見積(環境を整えて訓練した)
- 環境を整えた:RSOL のジャケット(Magconn)を、彩さんに相談してマスタ登録してもらった 10/14。注文書のファイル名に「注文書_」を付けたいという奥井さんの要望も彩さんへ上げた 10/15
- 訓練した:RSOL が自分で見積ボードを回せるように教え、使える状態にした
- 見積ボードと Excel で消費税が1円ずれる件、受報システム時代の案件の扱いを彩さんに相談 10/14・10/16
- 既存案件をボードに登録し直すときの粒度を揃えるため、彩さんのレクチャーを企画 10/15
RSOL → BB:仕入・発注
- 渋谷西村フルーツ様(Magconn iPad ジャケット・ケーブル):見積作成 → 仕入のステップへ移し、発注書を発行 10/14・10/15
- freee の発注書送付テンプレートを、奥井さんの要望どおり吉田で編集(宛名・納期の文言) 10/15
- 長期間仕入値が変わらない、よく使う品は事前にマスタ登録する方針を櫻井さんと確認 10/15
RSOL → BB:解約
- 解約通知書は管理部から送る流れにした 10/8〜10/9。BB の解約タスク進行のチャンネルで作成・発行する形に統一
- 解約と固定変更が混ざった件は、固定変更を「その他」で上げてもらい、別タスクとして見えるようにした。未払いによる強制停止は通知書不要と判断した 10/14
- 解約タスクは南さんに引き継ぎ、タスクボードの担当も切り替え済み 10/14・10/15
- 解約通知書 PDF のバグ(
{{postalCode}} {{address}} がそのまま出る)を手修正。メールの自動送信が動いていなかったので Canvas にテンプレートを作成。不具合の原因が GAS のトリガー二重登録だと特定し、彩さんに修正を依頼 10/13
- 詰まっていた解約系を片づけて、平常運転に戻した(10/14 に彩さんに伝えた「今週で平常に戻す」を達成)
前回の目標(10/5〜10/9)の結果
- ① WSOL:完了。大阪キャッスルホテル様の PW 変更を第1〜3段すべて実施し、毎回矢野様へ電話で連絡 10/7・10/8・10/9。リノホテル京都様(冨士ビルディング)は 13:02 に MX 切替を完了し、3ドメインの受信・送信を確認して藤岡様へ連絡。設定が進まなかった原因は Norton と特定 10/9
石井徳税理士事務所様の MX は、分割配信ルール2本の要修正点を指摘し、先方の修正後に切り替える判断(10/5・10/6)。大阪ガーデンパレス様は約1か月回答がなく、中止の連絡を受けて 10/14 にクローズ
- ② ESET:進行。「ESET 更新・新規登録マニュアル Ver2」(スライド)を作成・共有 10/9。HubSpot(ESET2)と ESET HUB へ2件登録 10/5。12月価格改定と「年間更新枠」の件は、Slack では動きを確認できず
- ③ Supply:進行。納品日を Supply に入れると freee 請求書が自動で作られる形を整理し、freee のセグメント・品目の自動付与も設定 10/5。新見積ツールで freee 発注書が作れなかった原因(仕入先の未指定)を特定 10/8。売上の自動計上(API)は、Slack では動きを確認できず
- ④ 営業事務:進行。マークホテル様の納品機器一覧を共有し、レシートプリンターを追記 10/5・10/9。北野プラザ六甲荘様の保証まわりを Backlog にまとめた 10/7。MY39058 の仕入追加をバクラク申請 10/5〜10/6
仕組み化・自動化
- クリエイティア様の納品書・送り状を、Gmail から Drive へ毎日19時に自動保存。他6社と月次請求書への展開も提案 10/9
- Supply の受注処理で 502 エラー → 失敗しても3回まで再試行する処理を追加 10/6
- 空通知しか出していなかった「Backlog 未対応パトロール」Bot を、全員の合意のうえで停止・削除。新規の依頼は「その他依頼 → Slack」へ 10/7〜10/8
- 担当者確認シートが 40 期に未対応だったのを修正 10/7
その他:9月分の売上分解(10/8)、先行在庫チェック(10/8)、川内ホテル様の SQL Server 発注(10/8)、チャネルトークの休日設定(10/9)、WEB 集客契約のスプレッドシート作成(10/7)など
③ 今週のタスク今週の着地点と、彩さんに頼る点
| タスク | 今週の着地点 | 彩さんに頼る点 | 状態 |
SQL 整備 盛岡シリーズを含む | 10/15 のレクチャーの基準で、見積ボードへの登録を進める | 原価・値引きで迷ったら、自分で決めずに壁打ちする | 今週 |
| ESET マニュアル | 要確認事項を潰し、初見の人でも「何をすべきか」が分かる版にする(10/13 の彩さんの FB:長い/初見で分からない/見積ボードとの関連がない) | 要確認事項を 1on1 で確認する | 今月中 |
| グローリー保守契約書の自動取得化 | 届くメールのサンプル入手と、受信から保存までの流れの案 | 自動化の範囲を「決定」ではなく「提案」として上げる | 来月またぎOK |
待ち(自分の手を離れているもの)
| タスク | ここまで | 彩さんに頼る点 | 待っているもの |
| HSOL チャネルトーク | 見積書は完了(10/19 共有) | 佐田さんからの直接依頼なので、状況を共有しておく | 結果待ち 佐田さんの経費申請 |
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